Beim allerersten Aufruf von Praxibase startet automatisch der Einrichtungsassistent. Du kannst ihn jederzeit über Einstellungen → Einrichtungsassistent erneut aufrufen.

Schritt 1 — PIN vergeben

Die PIN schützt alle Patientendaten. Sie wird bei jedem App-Start abgefragt.

1. 4-stellige PIN eingeben

   Wähle eine PIN, die du dir merken kannst aber nicht offensichtlich ist (nicht 1234 oder Geburtsjahr).

2. PIN wiederholen

   Zur Bestätigung ein zweites Mal eingeben. Bei Nichtübereinstimmung erscheint ein roter Hinweis.

3. Bestätigen

   Die PIN ist jetzt aktiv. Sie kann später unter Einstellungen → Sicherheit geändert werden.

Schritt 2 — Praxistyp wählen

Der Praxistyp bestimmt, welche Felder, Vorlagen und Leistungskataloge dir zur Verfügung stehen.

Schritt 3 — Praxisdaten eingeben

Diese Daten erscheinen auf allen Rechnungs-PDFs und Briefköpfen.

1. Name der Praxis

   Z. B. „Praxis für Naturheilkunde Maria Muster" oder nur dein Name.

2. Adresse

   Straße, Hausnummer, PLZ, Ort — wird auf Rechnungen als Absenderadresse gedruckt.

3. Telefon & E-Mail

   Erscheinen auf Rechnungen als Kontaktangaben für Patienten.

4. Steuernummer

   Deine Steuernummer (nicht Steuer-ID). Pflicht auf Rechnungen laut UStG.

5. IBAN

   Deine Bankverbindung für Überweisungen — erscheint unten auf der Rechnung.

6. Steuermodell wählen

   Kleinunternehmer: kein MwSt-Ausweis. Regelbesteuerung: 19 % / 7 % je nach Leistung.

Schritt 4 — Logo hochladen (optional)

1. „Logo hochladen" klicken

   Dateiauswahl öffnet sich.

2. PNG oder JPG wählen

   Empfohlene Größe: mindestens 400 × 400 px, quadratisch. Maximale Dateigröße: 2 MB.

3. Vorschau prüfen

   Das Logo erscheint rechts oben auf der Rechnungsvorschau.

Schritt 5 — Farbschema wählen

Das Farbschema gilt für die gesamte App und ist jederzeit unter Einstellungen → Darstellung änderbar.

• Grün — Standard, warmes Naturgrün
• Blau — Professionell-sachlich
• Grau — Minimalistisch
• Eigene Farben — Primärfarbe und Hintergrund frei wählen, alle Abstufungen werden automatisch berechnet

Schritt 6 — Ersten Patienten anlegen

Nach der Einrichtung direkt loslegen: Patient anlegen →

Praxibase synchronisiert automatisch Buchungen aus Cal.com. Patienten buchen online, die Termine erscheinen direkt im Praxibase-Kalender.

Voraussetzungen

• Ein Cal.com-Konto (kostenlos auf cal.com)
• Mindestens ein Eventtyp angelegt (z. B. „Erstgespräch 60 min")
• Die Relay-URL deiner Praxibase-Instanz

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Cal.com öffnen → Einstellungen → Developer → API Keys

   Neuen API Key erstellen. Bezeichnung z. B. „Praxibase Sync". Den Key kopieren und sicher aufbewahren — er wird nur einmal angezeigt.

2. Webhook in Cal.com anlegen

   Unter Einstellungen → Developer → Webhooks einen neuen Webhook erstellen:

   • Subscriber URL: https://termin.hannesguse.de/hpp/webhook
   • Trigger: BOOKING_CREATED, BOOKING_RESCHEDULED, BOOKING_CANCELLED aktivieren
3. In Praxibase: Einstellungen → Integrationen → Cal.com

   Die Relay-URL eingeben und speichern.

4. Ersten Test-Termin buchen

   Deinen eigenen Buchungslink öffnen und einen Testtermin buchen. Nach spätestens 2 Minuten erscheint er im Praxibase-Kalender.

5. Manuelle Synchronisation

   Im Topbar auf das Sync-Icon klicken, um sofort zu synchronisieren (ohne die 30-Min.-Automatik abzuwarten).

Mit einem konfigurierten SMTP-Server kannst du Rechnungen und Doku-Protokolle als PDF direkt aus Praxibase per E-Mail versenden.

SMTP-Daten eingeben

1. Einstellungen → Integrationen → E-Mail öffnen
2. SMTP-Server eintragen

   Z. B. smtp.gmail.com für Gmail oder den Server deines E-Mail-Anbieters.

3. Port eintragen

   SSL: 465 · STARTTLS: 587

4. Benutzername & Passwort

   Deine E-Mail-Adresse als Benutzername. Bei Gmail ein App-Passwort generieren (Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter).

5. Test-E-Mail senden

   „Test senden" klicken — eine Test-Mail geht an deine eigene Adresse. Bei Erfolg erscheint ein grüner Toast.

Gängige Anbieter

Mit SumUp kannst du Kartenzahlungen nach einer Sitzung direkt in Praxibase als bezahlt markieren — ohne externe App oder manuelle Buchhaltung.

SumUp API Key besorgen

1. me.sumup.com öffnen

   Melde dich mit deinem SumUp-Konto an.

2. Einstellungen → API-Schlüssel

   „Neuen Schlüssel erstellen" → Bezeichnung z. B. „Praxibase" → alle Leserechte aktivieren.

3. Key kopieren

   Wird nur einmal angezeigt. Direkt in Praxibase einfügen.

4. Merchant Code notieren

   Ebenfalls unter Einstellungen → Mein Profil → Händlernummer (Format: MXXXXXXXX).

In Praxibase eintragen

1. Einstellungen → Integrationen → SumUp öffnen
2. API Key einfügen
3. Merchant Code einfügen
4. Speichern

   Das Badge wechselt auf verbunden · MXXXXXXXX.

SumUp-Zahlung erfassen

1. Rechnung öffnen → „Bezahlen" klicken
2. Zahlungsart „SumUp" wählen
3. Betrag bestätigen → Karte am SumUp-Terminal ziehen/tippen
4. Nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert und eine EÜR-Buchung erstellt.

1. „+ Neu" klicken

   Im Patienten-Tab oben rechts oder über die Schnellsuche (Strg+K).

2. Pflichtfelder ausfüllen

   Vorname, Nachname — weitere Felder sind optional, aber empfehlenswert für vollständige Rechnungen.

3. Geburtsdatum

   Für Datenschutzprotokoll und Rechnungsadresse wichtig.

4. Kontaktdaten

   Telefon und E-Mail für Terminbenachrichtigungen und Rechnungsversand.

5. Adresse

   Erscheint als Empfängeradresse auf Rechnungen.

6. Soziales Honorar (optional)

   Falls du für diesen Patienten einen abweichenden Stundensatz vereinbart hast, hier eintragen. Überschreibt den Standard-Honorarsatz bei neuen Rechnungen.

7. Erstkontakt-Datum

   Für die Fallgeschichte. Wird automatisch mit dem heutigen Datum vorbelegt.

8. Speichern

   Patient erscheint in der Liste. Du kannst direkt den ersten Termin anlegen.

1. Patient öffnen → Tab „Dokumente"
2. „Datei hochladen" klicken

   Es öffnet sich der Datei-Browser. Erlaubte Formate: PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP. Maximal 10 MB pro Datei.

3. Datei auswählen

   Die Datei wird lokal im Browser gespeichert — sie verlässt nie dein Gerät.

4. Vorschau & Download

   PDFs können direkt im Browser angezeigt werden. Bilder werden als Thumbnail dargestellt.

5. Löschen

   Papierkorb-Icon neben der Datei. Bestätigungsdialog erscheint.

1. Kalender öffnen → „+ Neuer Termin" klicken

   Oder im Patienten-Profil unter dem Tab „Termine".

2. Patient auswählen

   Suche nach Name — erscheint sofort in der Dropdown-Liste.

3. Datum und Uhrzeit

   Datum aus dem Kalender, Uhrzeit aus dem Zeitpicker wählen.

4. Terminart

   Erstgespräch / Folgetermin / Supervision / Coaching etc. — bestimmt die Bezeichnung auf der Rechnung.

5. Dauer

   In Minuten (z. B. 50, 60, 90). Wird für die Honorarberechnung verwendet.

6. Honorar

   Wird automatisch aus dem Patientenprofil oder den Standard-Einstellungen übernommen. Kann hier für diesen Termin überschrieben werden.

7. Notiz (optional)

   Kurznotiz, die nur intern sichtbar ist.

8. Speichern

   Termin erscheint im Kalender und im Patienten-Profil.

Terminstatus

1. Neuen Termin anlegen (wie oben beschrieben)
2. „Wiederholung" aktivieren

   Checkbox im Termin-Formular anklicken — weitere Felder klappen auf.

3. Intervall wählen
   • Wöchentlich — gleicher Wochentag, jede Woche
   • 2-wöchentlich — gleicher Wochentag, jede zweite Woche
   • Monatlich — gleicher Tag des Monats
4. Anzahl der Wiederholungen

   Z. B. 10 → es werden 10 Folgetermine angelegt (insgesamt 11 inklusive des ersten).

5. Speichern

   Alle Termine der Serie werden einzeln angelegt. Jeder Termin kann danach unabhängig bearbeitet oder gelöscht werden.

1. Termin öffnen → „Dokumentation" klicken

   Oder im Patienten-Profil unter „Doku" → „Neue Doku".

2. Vorlage wählen (optional)

   Klick auf eine Vorlage füllt die Felder automatisch mit einer passenden Struktur vor:

   • SOAP — Subjektiv / Objektiv / Assessment / Plan
   • Verlauf — Kurzformat für Folgesitzungen
   • Erstgespräch — Ausführliche Anamnese-Vorlage
   • Coaching — Ziele, Ressourcen, Aktionsplan
3. Felder ausfüllen

   Freie Texteingabe. Die Toolbar oben (B / I / U) erlaubt Fett, Kursiv und Unterstrichen.

4. Diktat nutzen (optional)

   Mic-Icon neben einem Textfeld anklicken → Diktat-Anleitung →

5. Speichern

   Doku wird gespeichert und erscheint in der Patienten-Historie.

6. Als PDF exportieren

   Doku öffnen → „PDF" oder „Drucken". Das PDF enthält Praxisstempel, Datum, Patient und alle Felder.

Praxibase nutzt die eingebaute Spracherkennung des Browsers (Web Speech API). Es werden keine Audiodaten an externe Server gesendet.

1. Dokumentation öffnen

   Das Mic-Icon erscheint neben jedem größeren Textfeld.

2. Mic-Icon klicken

   Der Browser fragt einmalig nach Mikrofon-Berechtigung. „Erlauben" klicken.

3. Sprechen

   Das Icon wird rot und pulsiert. Sprich deutlich und in normaler Geschwindigkeit. Die Erkennung läuft auf Deutsch.

4. Diktat beenden

   Nochmals auf das Icon klicken oder kurze Pause machen. Der erkannte Text erscheint im Feld.

5. Text korrigieren

   Der eingefügte Text kann wie normaler Text bearbeitet werden.

1. Rechnungen → „+ Neue Rechnung"

   Oder aus dem Patienten-Profil unter „Abrechenbar".

2. Patient auswählen

   Sobald ein Patient ausgewählt ist, werden alle noch nicht abgerechneten Termine geladen.

3. Termine übernehmen

   Checkboxen der abzurechnenden Termine aktivieren → Positionen werden automatisch mit Datum, Leistung und Honorar eingefügt.

4. Positionen prüfen und ergänzen

   Einzelne Positionen können bearbeitet oder gelöscht werden. Mit „+ Position hinzufügen" manuelle Einzel-Leistungen eintragen.

5. GebüH-Katalog (Heilpraktiker)

   Über „Ziffer suchen" direkt GebüH-Positionen mit Standardbetrag einfügen.

6. MwSt-Modus wählen
   • Kleinunternehmer — kein MwSt-Ausweis, Hinweis nach §19 UStG
   • Regelbesteuerung — 19 % oder 7 % pro Position
   • Gemischt — unterschiedliche Steuersätze pro Position
7. Vorschau prüfen

   Live-Vorschau rechts zeigt die fertige Rechnung. Praxisstempel, Logo, IBAN und Betrag prüfen.

8. „Stellen" klicken

   Die Rechnung wird als gestellt markiert und gesperrt. Die zugehörigen Termine erhalten den Status „Abgerechnet".

1. Gestellte Rechnung öffnen
2. „Bezahlen" klicken
3. Zahlungsart wählen

   Art	Was passiert
   Bar	Sofortige EÜR-Einnahmebuchung, kein Wartezeichen
   Überweisung	Rechnung erhält „ausstehend"-Status bis Eingang gebucht wird
   PayPal	Öffnet PayPal.me-Link (wenn konfiguriert), dann manuell bestätigen
   SumUp	Direktbuchung über SumUp-Integration (SumUp muss konfiguriert sein)

4. Betrag bestätigen

   Standardmäßig der Rechnungsbetrag. Kann für Teilzahlungen angepasst werden.

5. Bestätigen

   Die Rechnung wird als „Bezahlt" markiert. Eine Einnahme-Buchung erscheint automatisch in der EÜR.

1. Überfällige Rechnung öffnen

   Rechnungen die länger als das Zahlungsziel (Standard: 14 Tage) offen sind, werden in der Liste rot hervorgehoben.

2. „Mahnung" klicken

   Erscheint nur bei gestellten, nicht bezahlten Rechnungen.

3. Mahnstufe prüfen

   Praxibase zählt automatisch hoch: 1. Mahnung → 2. Mahnung → 3. Mahnung (letzte Mahnung).

4. Mahngebühr anpassen (optional)

   Standard: 5 € ab 2. Mahnung. Kann im Dialog angepasst werden.

5. „Mahnung erstellen" bestätigen

   Ein Mahnungs-PDF wird generiert. Es enthält: Mahnstufe, Fälligkeitsdatum, Kontonummer, Zahlungsfrist (10 Tage).

6. PDF herunterladen oder per E-Mail versenden

Die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist für Selbständige und Freiberufler die vereinfachte Gewinnermittlung nach §4 Abs. 3 EStG.

Buchungen pflegen

1. EÜR → „+ Buchung" klicken
2. Typ wählen

   Einnahme (Honorare, Erstattungen) oder Ausgabe (Miete, Material, Fortbildung etc.).

3. Kategorie

   Z. B. „Behandlungshonorar", „Raummiete", „Fortbildung" — bestimmt die Rubrik in der EÜR.

4. Betrag, Datum, Beschreibung
5. Beleg anhängen (optional)

   Foto des Kassenbons oder PDF der Rechnung hochladen.

EÜR als PDF exportieren

1. EÜR → Jahr auswählen
2. „EÜR-PDF erstellen" klicken
3. PDF herunterladen

   Enthält Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, Jahressumme, Gewinnermittlung. Geeignet als Anlage zur Steuererklärung.

DATEV-CSV für den Steuerberater

1. EÜR → „DATEV-Export"
2. Jahr wählen
3. CSV herunterladen

   Enthält alle Buchungen im DATEV-Format mit Buchungstext, Betrag, Kategorie und Belegnummer.

Vollständiges Backup erstellen

1. Einstellungen → Daten → „Alles exportieren"
2. JSON-Datei herunterladen

   Enthält alle Patienten, Termine, Rechnungen, Buchungen, Einstellungen und Doku-Entwürfe.

3. Datei sicher aufbewahren

   Am besten auf einem externen Laufwerk oder verschlüsselten Cloud-Speicher.

Daten importieren (Gerätemigration)

1. Auf dem neuen Gerät Praxibase öffnen
2. Einrichtungsassistent → „Daten importieren" wählen

   Oder Einstellungen → Daten → „Importieren".

3. JSON-Datei auswählen
4. Import bestätigen

   Warnung: Der Import überschreibt alle bestehenden Daten auf diesem Gerät.

Jahresarchiv erstellen

Das Jahresarchiv bündelt alle Dokumente eines Jahres in einer ZIP-Datei:

• EÜR-PDF
• Alle Rechnungen als PDF
• Alle hochgeladenen Belege
• Alle Doku-Protokolle als PDF

1. EÜR → „Jahresarchiv" klicken
2. Jahr auswählen
3. ZIP herunterladen

   Kann einige Sekunden dauern, je nach Datenmenge.

PIN ändern

1. Einstellungen → Sicherheit → „PIN ändern"
2. Aktuelle PIN eingeben
3. Neue PIN eingeben (4-stellig)
4. Neue PIN bestätigen
5. Speichern

2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Mit 2FA wird nach der PIN zusätzlich ein zeitbasierter Code (TOTP) abgefragt.

1. Authenticator-App installieren

   Z. B. Authy, Google Authenticator oder Microsoft Authenticator.

2. Einstellungen → Sicherheit → „2FA aktivieren"
3. QR-Code scannen

   Mit der Authenticator-App den angezeigten QR-Code scannen.

4. Code bestätigen

   Den ersten 6-stelligen Code aus der App eingeben und bestätigen.

5. Backup-Codes notieren

   8 Einmal-Codes werden angezeigt. Für den Fall, dass du dein Gerät verlierst.

Auto-Lock

Unter Einstellungen → Sicherheit → Auto-Lock einstellen, nach wie vielen Minuten Inaktivität die App automatisch gesperrt wird.

1. Einstellungen → Sicherheit → „Biometrie einrichten"
2. Browser-Dialog bestätigen

   Das Gerät fragt nach Face ID / Touch ID / Windows Hello — je nach Gerät.

3. Bestätigung

   Beim nächsten App-Start erscheint ein Biometrie-Button — alternativ weiterhin PIN möglich.